Diretrizes de Gerenciamento e Comunicação

Senhores Especialistas, colegas da Superintendência e membros da
Comissão Especial de Licitações,

Após discussões e ajustes nos processos do Programa, acordamos os
seguintes procedimentos:

1. Os especialistas ficam responsáveis por acompanhar a solicitação de
abertura de processos administrativos pelos Secretários responsáveis
pela implementação e execução das ações de cada componente, junto à
SEMPE, via ofício para cada aquisição prevista. Dúvidas sobre este
procedimento devem ser esclarecidas com Tamires Vale
(tamiresvale@sempe.com.br);

2. A participação de técnicos de outras secretarias na elaboração dos
TRs deve ser formalizada através da assinatura dos referidos técnicos
no documento (TR) a ser incluído no processo;

3. A tramitação de documentos entre setores deve acontecer com
registro em processo;

4. Em caso de trâmites eletrônicos, como pedidos de NO (Não Objeção) e
pareceres por e-mail ao BIRD ou a outras secretarias, as cópias dos
e-mails devem ser impressas e incluídas nos processos;

5. Qualquer pedido de NO ou comunicação oficial ao BIRD, deve ser
enviado a meu e-mail corporativo (joseantonio@sempe.com.br), para ser
encaminhado ao Banco;

6. Os e-mails corporativos estão sendo habilitados como
"nomesobrenome@sempe.com.br", o cliente de webmail a ser usado será o
gmail, assim evitaremos custos de treinamento e/ou desenvolvimento e
poderemos aproveitar os recursos avançados da ferramenta;

7. Todos devem habilitar uma conta no gmail e solicitar habilitação do
seu e-mail corporativo e configuração da conta gmail para uso
corporativo, com Pierre ou Franklin; Quem já tiver uma conta no gmail,
basta configurar a conta atualmente usada sem perda de documentos;

8. Em todas as comunicações, por e-mail, sobre o projeto, devem ser
usados os e-mails corporativos "nomesobrenome@sempe.com.br";

9. Temos um novo domínio na internet, para acesso de todos:
www.sempe.com.br ou apenas sempe.com.br.

10. Informações sobre atividades ou agenda (reuniões, visitas
técnicas, palestras...) a serem incluídas no site devem ser
encaminhadas ao Pierre, com cópia para Franklin, pelo menos com um dia
de antecedência para publicação na internet;

11. Solicito o envio de todas as atas de reuniões realizadas para
registro e disponibilização no site do Programa, com envio para Pierre
com cópia para Franklin.

12. O Site da Sempe (http://www.sempe.com.br) é uma estratégia de
gerenciamento do programa e será usado com este fim, recomenda-se
visitas periódicas para consultas;

13. O Blog do programa (http://ugpbacanga.blogspot.com) é um
instrumento, dentro de uma estratégia de comunicação participativa,
mais dinâmico, onde as informações são colocadas on-line e estão
abertas para comentários e sugestões. Recomenda-se visitas diárias
atualizações e troca de informações sobre agenda, eventos, tarefas e
noticias de interesse de todos;

14. O grupo de discussão (ugpbacanga@googlegroups.com), onde constarão
os emails corporativos, deverá ser utilizado para agilizar a troca de
informações entre os membros da SEMPE.

José Antonio Lopes
Especialista em Planejamento Urbano
Secretaria Municipal Extraordinária de Projetos Especiais - SEMPE/UGP BACANGA.
(98) 3212-3402/3212-3403
(98) 8882-5118